Réduisez vos coûts grâce à une assistante à distance ?

Réduisez vos coûts grâce à une assistante à distance ?

août 26, 2020 0 Par loutrenoire

Pour un chef d’entreprise, un entrepreneur ou même un particulier, avoir un assistant pour s’occuper des affaires administratives est indispensable. A part les grandes entreprises, les TPE et les travailleurs freelances ne disposent pas de ressources suffisantes pour employer un secrétaire particulier. Il est donc plus judicieux d’opter pour une assistante qui travaille à distance. Cette option est aussi choisie par les PME pour réduire leurs dépenses.

L’intérêt d’engager une assistante à distance

Il est désormais une tendance pour les entreprises comme les particuliers de faire appel à une assistante virtuelle. Celle-ci peut réaliser l’intégralité de toutes les missions effectuées par une secrétaire classique qui travaille dans un bureau. En gros, elle peut gérer la gestion administrative, le phoning et le mailing. Cette solution est aussi très choisie par les sociétés dans la mesure où elle réduit considérablement les coûts liés au service de secrétariat. A vrai dire, il n’est plus nécessaire d’investir dans les mobiliers et équipements de bureau. Il en est de même pour l’achat d’un téléphone et l’abonnement téléphonique. Pareillement, vous n’aurez plus à vous soucier du salaire mensuel, charges sociales, primes ou encore les congés payés de votre secrétaire.

Par ailleurs, l’assistante virtuelle dispose de l’expérience dans la gestion des tâches administratives à distance. Elle travaille à domicile ou bien dans un espace de coworking. Elle utilise souvent des logiciels qui permettent de contrôler les opérations administratives, notamment le scan des courriers et le traitement des documents. Elle est en mesure d’envoyer un recommandé, éditer un bon de retour, payer les factures, demander une traduction de documents, etc. Les transactions bancaires tout comme les paiements par chèque sont consultables sur Internet. Mais surtout, tous les appels entrants seront immédiatement traités. Les appels urgents seront transférés aussitôt tandis que les autres seront enregistrés. Le responsable pourra ainsi les écouter une fois qu’il sera plus disponible. Les clients ne se plaindront pas d’une attente interminable. Le télésecrétaire répondra sans soucis aux demandes de renseignements de la clientèle.

Quel est le tarif d’une assistante virtuelle ?

En engageant une assistante à distante, vous ne serez facturés que sur le temps travaillé. En principe, les prestataires proposent de nombreuses formules. Le coût varie suivant la formule sélectionnée. Vous pouvez choisir entre une formule à l’heure, à mi-temps ou bien à temps plein. Sinon, vous pouvez également miser sur un abonnement mensuel et ou un forfait annuel. A noter qu’il est parfaitement possible de confier le standard téléphonique de votre boîte si votre assistante est en congé ou en arrêt-maladie. C’est aussi un moyen efficace de gérer les appels téléphoniques pendant les weekends et les jours fériés. Il s’agit d’une astuce pour que vos clients puissent toujours être pris en charge lorsqu’ils rencontrent des problèmes. Vous soignerez au mieux votre image vis-à-vis de vos clients. Mais dans ce genre de cas, il faut juste s’attendre à ce que le prix du télésecrétariat soit plus élevé.